Gweithdrefn Cwynion

Cartref > Gwybodaeth > Gweithdrefn Cwynion

Cyflwyniad

Rydym yn croesawu unrhyw farn am wasanaeth Menter Iaith BGTM, boed yn gadarnhaol neu’n negyddol, a byddwn yn trin â chwynion yn deg yn dilyn y broses isod.

Cwynion

Mae Menter Iaith BGTM wedi ymrwymo i ddelio’n effeithiol gydag unrhyw bryderon neu gwynion gan ein cynulleidfa. Os oes unrhyw bryder neu gwyn yn cael ei godi, byddwn yn ymateb fel yr isod.

Mae modd rhoi barn drwy gysylltu gyda’r Prif Weithredwr Sioned Davies :- sioned@menterbgtm.cymru

Noder bydd cwynion mewnol gan aelodau o staff Menter iaith BGTM  yn dilyn y broses a nodir yn y Llawlyfr Staff

Ni fydd Menter iaith BGTM yn rhoi ystyriaeth i gwynion dienw, na chwynion y dyfernir iddynt fod yn flinderus neu faleisus. Lle bo posibilrwydd bod y cwyn yn dod o fewn y term “Cwyn Blinderus neu Faleisus”, fe fydd yn cael ei gyfeirio am benderfyniad yng nghyfarfod arbennig o’r Is-bwyllgor Cwynion. Hysbysir yr achwynydd o’r oedi, a phryd y bydd yn derbyn gwybodaeth am benderfyniad yr Is-bwyllgor

Y Drefn

Anffurfiol

  1. Siaradwch yn gyntaf gyda’r aelod o staff sydd â chyfrifoldeb. Os yw’n well gennych wneud hyn y tu allan i oriau arferol swyddfa, neu oriau arferol y cynllun/clwb/gweithgaredd, trefnwch amser cyfleus.
  2. Bydd yr aelod o staff yn gwneud pob ymdrech i ddatrys y mater yn anffurfiol. Bydd y gŵyn yn cael ei nodi ar y ‘Ffurflen Gwynion’ swyddogol.
  3. Rhaid cyflwyno unrhyw gŵyn o fewn saith diwrnod gwaith i’r digwyddiad.

Ysgrifennedig

  1. Os nad oes modd datrys y gwyn yng Ngham 1, bydd angen llythyr gwyno (ebost) gan yr ‘unigolyn’ (y person a wnaeth y gwyn neu gynrychiolaeth o’r mudiad sydd wedi gwneud y gwyn). Unwaith y byddwn yn ei dderbyn byddwn yn anfon llythyr (ebost) at yr unigolyn yn cydnabod ein bod wedi derbyn y gwyn a’n nodi trefniadaeth. Bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn 3 diwrnod gwaith o dderbyn y cwyn.
  2. Byddwn yn ymchwilio i’r gwyn. Bydd hyn fel arfer yn golygu trosglwyddo’r gwyn i’r Prif Swyddog a fydd yn delio gyda’r mater.
  3. Bydd aelod o’r Bwrdd yn gwahodd yr unigolyn i drafod a cheisio datrys y mater. Bydd hyn yn cael ei wneud o fewn 14 diwrnod gwaith o anfon y llythyr gydabod.
  4. Bydd llythyr yn cadarnhau’r hyn a drafodwyd yn y cyfarfod yn cael ei anfon at yr unigolyn o fewn 3 diwrnod gwaith i’r cyfarfod.
  5. Os nad ydy’r unigolyn am gyfarfod, neu os nad yw’n bosib, bydd ymateb ysgrifenedig manwl yn cael ei anfon at yr unigolyn yn ymateb i’r gwyn gan gynnig datrysiadau o fewn 21 diwnrod gwaith o anfon y llythyr gydnabod.
  6. Os nad yw’r unigolyn yn fodlon gyda’r datrysiadau a gynigwyd dylai’r unigolyn gysylltu unwaith eto er mwyn trefnu cyfarfod gyda rhywun o fewn y cwmni nad sy’n gysylltiedig â’r mater i adolygu’r penderfyniad.
  7. Bydd llythyr yn nodi penderfyniad terfynol y cwmni yn ymwneud â’r gwyn ac yn nodi rhesymau yn cael ei anfon at yr unigolyn o fewn 14 diwrnod o dderbyn cais yr unigolyn am adolygiad.

Awst 2026